Migration von NAV on-premise in die Cloud – in 4,5 Monaten

Inhaltsverzeichnis
Wirtschaftlichkeit von Microsoft Navision auf dem Prüfstand
Nav on-premise: Die alte Welt kommt an ihre Grenzen
Zukunftssicher in die Microsoft Business Central Cloud
Upgrade Strategie in den Business Central Standard
„Spaziergang“ in die Cloud?
Business Central passt zum Budget eines Mittelständlers

Der Fachverlag wvgw schaffte den Sprung von Microsoft Dynamics NAV on-premise in die Microsoft Business Central Cloud in nur 4,5 Monaten.

Wirtschaftlichkeit von Microsoft Navision auf dem Prüfstand

Jahrzehntelang war Navision von Microsoft das bewährte ERP-System für mittelständische Unternehmen. Auch die wvgw Wirtschafts- und Verlagsgesellschaft Gas und Wasser mbH, der Fachverlage für die deutsche Gas- und Wasserwirtschaft, arbeitete lange erfolgreich mit einer on-premise Installation. Als Handelsunternehmen vertreibt die wvgw neben Print- und Onlineprodukten u. a. auch Werbeartikel. Dies erfordert eine präzise Versandabwicklung inkl. automatisierter Verbindung zum Versanddienstleister, die Pflege von Warenbeständen und eine direkte Anbindung an die Buchhaltung für den Rechnungsversand. All diese Prozesse laufen über das ERP-System.

Für Abonnementverwaltung, Preismodellstaffelung, Kontaktstaffelverwaltung, Versand und Anbindung an Logistikdienstleister sowie Rechnungsstellung nutzte der Fachverlag Microsoft Dynamics NAV on premise (Version 2014) inkl. individualisierter Lösungen. „Schon mit Navision haben wir uns bewusst für ein führendes System entschieden, um keine separaten Lösungen für Abonnementverwaltung oder Buchhaltung betreiben zu müssen,“ erläutert Anja Klausener, Vertriebs- und Serviceleiterin bei der wvgw.

Doch diese Strategie erwies sich als nicht mehr wirtschaftlich genug. „Die Updates haben wir aus Kostengründen nicht mehr regelmäßig gemacht – trotzdem hat ja alles funktioniert“, erinnert sich Anja Klausener. „Jedoch mussten wir uns ernsthaft fragen, wie lange Microsoft überhaupt noch Support leisten würde, während wir gleichzeitig eigene Server-Hardware vorhalten müssen.“

Nav on-premise: Die alte Welt kommt an ihre Grenzen

Das Problem kennen viele NAV-Bestandskunden. Wer mit hochgradig individualisierten Sonder-programmierungen in einer on-premise Installation arbeitet, zahlt dafür Jahr für Jahr einen höheren Preis. Bei vielen individuellen Speziallösungen sind selbstgeschriebene Anpassungen mit jedem Update hinfällig und immer wieder auf den Prüfstand zu stellen. Notwendige Software- und Sicherheits-Updates werden aus Kostengründen auf die lange Bank geschoben und erst nach einigen Jahren in einem Rundumschlag aktualisiert. Doch je länger man wartet, desto teurer und aufwendiger wird es. „Updates automatisch zu bekommen, ohne eigene Hardware bereitstellen zu müssen, hat das Cloud-Modell für uns deshalb sehr interessant gemacht“, begründet Anja Klausener die strategische Entscheidung für den Wechsel in die Cloud. „Dazu kommt, dass wir bereits eine Microsoft 365 Umgebung im Einsatz haben und uns deutlich einfacher in der Microsoft-Welt bewegen und Business Central besser nutzen können.“

Zukunftssicher in die Microsoft Business Central Cloud

Mit dem Ziel, interne Prozesse zukunftssicher und cloudfähig aufzustellen, entschied sich die wvgw für eine strategische Migration in die Business Central Cloud mit Tecman Deutschland. Tecman Deutschland setzt auf Microsoft Dynamics 365 Business Central im Standard. Ziel ist, Prozesse, wo möglich, über Apps abzubilden und so den Anteil der Individualprogrammierungen deutlich zu reduzieren.

Auch bei der wvgw stieß die Idee, möglichst nah am Standard zu bleiben, auf große Zustimmung, weil dies künftige Updates erheblich erleichtert. „Wir bilden den gesamten Einkaufs- und Herstellungsprozess im Standard ab, ebenso die komplette Auftragsverwaltung,“ erläutert Anja Klausener. „Für die Buchhaltung setzten wir bereits in der Vergangenheit auf den Standard in Kombination mit der App OP Plus, und auch die Lagerhaltung läuft vollständig im Standard. Auch die App Document Capture für die automatisierte Eingangsrechnungs-Belegerfassung ist für uns eine bewährte Lösung.“

Upgrade Strategie in den Business Central Standard

Sämtliche Bereiche von der Buchhaltung bis hin zur Logistik waren bereits vollständig in das Warenwirtschaftssystem integriert – eine ungewöhnliche Ausgangslage. Daraus resultierte eine klare Upgrade-Strategie: Die Prozessdurchgängigkeit musste durch die Migration erhalten bleiben. Ein marktüblicher Ansatz nach dem Staffel-Prinzip „Buchhaltung zuerst, die weiteren Abteilungen später“ kam nicht in Betracht. Ebenso wurden grundlegende Prozesse beibehalten. Bei komplexeren Prozessen wie der Abonnementverwaltung oder stark individualisierten Feldern und Funktionalitäten im Bereich der Artikelkarte in Business Central zeigte sich, dass eine gewisse Individualisierung notwendig blieb. „Wir setzen bereits auf sehr viel Standard, “so Anja Klausener. „Für dieses Projekt war uns jedoch schnell klar, dass wir den Abonnement-Prozess so belassen, da auf dem Markt noch keine passende App vorhanden ist, die unsere Anforderungen hätte abbilden können. Somit wurde das bestehende System in die Cloud-Version migriert, ohne dass wir uns auf komplett neue Prozesse einstellen mussten.“

Alle Funktionen sollten in einem einzigen, durchgängigen Schritt auf die neue Version gehoben werden. "Die Migration bei der wvgw war auch für uns ein echtes Highlight – und gleichzeitig eine große Herausforderung, auch technisch“, resümiert Christian Sega, Geschäftsführer der Tecman Deutschland GmbH. „Die komplette Datenmigration auf über elf BC-Versionen hinweg ist alles andere als trivial. Dennoch hat es mit den Standardtools von Microsoft problemlos funktioniert: Trotz der Komplexität wurden durch das Upgrade nahezu keine Fehler produziert.“

„Spaziergang“ in die Cloud?

„Ehrlich gesagt, waren wir ziemlich überrascht, wie geschmeidig es funktioniert hat“, freut sich die Vertriebsleiterin im Nachhinein. „Das fing bereits während der Testphase an, was zu einer schönen Anekdote führte. Nach etwa zwei Wochen Testbetrieb erhielten wir die Bitte von der Projektleitung bei Tecman, ob wir schon mit dem Testen haben starten können, da bei ihr keine Rück- und Fehlermeldungen eingingen.“

Das interne Feedback war entsprechend positiv: Der Anpassungsaufwand hielt sich in Grenzen, doch die Prozesse in Business Central wirkten deutlich intuitiver und logischer als bisher. Das Team des Fachverlags besteht aus vielen langjährigen Mitarbeitenden, für die es teilweise bereits die dritte, große ERP-Migration war. Der Vergleich zur vorausgegangenen Migration von 2015 fällt jedoch eindeutig aus. Während die Einführung vor zehn Jahren rund anderthalb bis zwei Jahre in Anspruch nahm, war das aktuelle Projekt in etwa vier Monaten abgeschlossen. Anja Klausener kommentiert: „Viele beschrieben den Prozess rückblickend im Vergleich als „Spaziergang“, weil die Veränderungen im Kernsystem weit weniger tiefgreifend waren. Abgesehen von der modernisierten Oberfläche und einer intuitiveren Bedienung blieb die gewohnte Arbeitsweise weitgehend erhalten.“

Business Central passt zum Budget eines Mittelständlers

Die eigene IT-Infrastruktur regelmäßig hinterfragen, Kosten-Nutzen-Relation prüfen und innovationsbereit bleiben: Diese Strategie hat sich für die wvgw ausgezahlt. „Wir hatten in der Vergangenheit erwogen, ob andere Systeme besser geeignet sein könnten“, berichtet Anja Klausener. „Aber Business Central hat uns überzeugt und passt zum Budget eines mittelständischen Unternehmens. Da wir mit der Cloud im Bereich IT-Infrastruktur und Sicherheit die Verantwortung an Microsoft abgegeben haben, war uns wichtig, einen großen Partner an unserer Seite zu haben.“

Auf die Frage nach konkreten Vorteilen durch die Migration in die Cloud ordnet die Vertriebsleiterin das Ergebnis klar ein: „Durch den Wegfall eigener Server entfallen zwar Hardware- und Updatekosten. Gleichzeitig zahlen wir Lizenzen für die Cloud. Kostentechnisch gleicht es einem Nullsummenspiel. Der große Vorteil ist, dass wir nun auf einem viel aktuelleren Stand und viel zukunftsfähiger sind.“ In der Cloud arbeitet die wvgw jetzt mit einer durchgehend aktuellen, leistungsfähigen technologischen Infrastruktur und profitiert von automatischen Updates durch die Microsoft-Cloud-Technologie, unterstützt durch den Rundum-Service von Tecman Deutschland.

Wesentliche Grundlage für den schnellen Projekterfolg bildete dabei die langjährige Zusammenarbeit mit dem Tecman Deutschland Team, wie Anja Klausener betont: "Für uns ist entscheidend, mit Partnern zusammenzuarbeiten, die wirklich zu uns passen und die ähnlich ticken. Offenheit und schonungslose Ehrlichkeit gehören für uns dazu – in beide Richtungen. Mit dem Team von Tecman Deutschland sind wir stets zuverlässig ans Ziel gekommen."